Wraz z rozwojem organizacji zmienia się nie tylko i wyłącznie liczba tworzonych dokumentów, ale również sposób, w jaki są one wykorzystywane. Materiały przygotowane na potrzeby jednego działu mogą prędzej czy później stać się częścią innego procesu, np testom rozliczeń, obsługi reklamacji albo przygotowania umowy. Jeżeli już dokumenty są przechowywane bez wspólnych zasad, odtworzenie ich historii wymaga przeszukiwania wielu folderów, skrzynek pocztowych i archiwów papierowych.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować takie zasoby poprzez przypisywanie im określonych dziedzinie, oznaczeń i powiązań z konkretnymi sprawami. Przy organizacji repozytorium istotne jest jednakże uwzględnienie sposobu, w jaki dokumenty są de facto wykorzystywane. Podział oparty jedynie na strukturze działów nie za każdym razem odpowiada przebiegowi pracy, ponieważ jedna sprawa może angażować kilka zespołów. W takim wypadku przydatne staje się szukanie według różnorakich kryteriów, takich jak numer umowy, data, rodzaj dokumentu czy identyfikator projektu. Należy w dodatku pamiętać, że jakość wyników uzależniony jest od poprawności wprowadzonych danych. Wręcz rozbudowane funkcje wyszukiwania nie pomogą, o ile dokument został prezentowany błędnie lub nie przypisano go do właściwej sprawy.

Ważnym elementem pracy z dokumentacją jest postanowienie, kiedy plik pozostaje materiałem roboczym, a kiedy staje się dokumentem przeznaczonym do dalszego zastosowania lub przechowywania. Różnica ta ma znaczenie między innymi przy projektach, w których powstaje sporo wersji tego samego opracowania. Wstępny szkic może zawierać uwagi, które nie powinny wyszukać się w wersji przekazanej do realizacji, a dokument zatwierdzony może wymagać zachowania bez późniejszych przemian. Administrowanie dokumentami i archiwizacja obejmują więc też określenie statusów, sposobu zatwierdzania treści oraz zasad przechowywania wcześniejszych wersji. W praktyce warto rozstrzygnąć, czy poprawki są nanoszone bezpośrednio w pliku, czy również każda kolejna wersja jest zapisywana oddzielnie. Pierwsze rozwiązanie może utrudniać odtworzenie wcześniejszego brzmienia dokumentu, jednakże drugie prowadzi do powstawania wielu kopii, jeśli nie ma jasnych reguł ich oznaczania. Znaczenie ma także zobowiązanie, kto może zatwierdzić zmianę i w jaki sposób informacja o niej trafia do pozostałych osób. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami, zobowiązaniami albo decyzjami formalnymi brak takiej testom może prowadzić do korzystania z nieaktualnych danych. Sam zapis historii modyfikacji nie zastępuje natomiast procedury określającej, która wersja jest wiążąca.

Przy planowaniu elektronicznego archiwum należy uwzględnić także dokumenty, które nie powstały w postaci cyfrowej. Starsze umowy, formularze, protokoły i korespondencja mogą być dostępne tylko na papierze, dlatego ich przeniesienie do systemu wymaga przygotowania oraz testom. Przed skanowaniem warto ustalić kolejność stron, sprawdzić kompletność załączników i oddzielić dokumenty, których nie powinno się łączyć w jeden plik. Pomyłka na tym etapie może utrudnić późniejsze odtworzenie zawartości teczki. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może przechowywać zeskanowane materiały wraz z opisami i umożliwiać ich wyszukiwanie, natomiast skuteczność tego procesu zależy od jakości skanów oraz sposobu indeksowania. Rozpoznawanie tekstu umożliwia przeszukiwać tekst wielu dokumentów, ale nie za każdym razem właściwie odczytuje niewyraźne fragmenty, pieczęcie czy odręczne dopiski. Dlatego w sytuacji dokumentów o istotnym znaczeniu potrzebna jest kontrola zgodności pliku z oryginałem. Należy też określić, czy papierowy egzemplarz będzie nadal przechowywany i kto odpowiada za jego lokalizację. Digitalizacja nie oznacza automatycznie, że oryginał można zrujnować. Decyzja w tej sprawie powinna uwzględniać rodzaj dokumentu, aktualne przepisy oraz przyjęte zasady postępowania z dokumentacją.

Na sposób przechowywania plików wpływoraz zmienność warunków organizacyjnych i technicznych. Zespół może przemienić strukturę, pracownik odpowiedzialny za określone sprawy może zakończyć współpracę, a wykorzystywane narzędzia mogą zostać zastąpione innymi. Archiwum powinno więc uwzględniać możliwość przekazania odpowiedzialności bez utraty informacji o wcześniejszych działaniach. Istotne jest określenie uprawnień do odczytu, edycji, pobierania i usuwania plików, oraz zasad ich udostępniania osobom spoza organizacji. W sytuacji danych osobowych i dokumentacji poufnej zakres dostępu powinien odpowiadać konkretnym obowiązkom użytkowników. Osobnym zagadnieniem pozostają okresy przechowywania. Niektóre dokumenty muszą być zachowane przez czas dany przepisami, inne mogą wymagać dłuższego przechowywania ze względu na trwające sprawy lub spory. Z tego powodu procedura archiwizacji powinna określać, kto kontroluje terminy i zatwierdza usunięcie materiałów. Znaczenie ma też sposób wykonywania kopii zapasowych oraz sprawdzania, czy można odzyskać zapisane dane. Kopia, której nigdy nie testowano, nie daje pewności, że wszystkie pliki będzie można odtworzyć po awarii. Przy długotrwałym przechowywaniu należy w dodatku kontrolować dostępność formatów i sposobność otwierania dokumentów na aktualnie wykorzystywanych urządzeniach, ponieważ sama obecność pliku w archiwum nie przesądza o tym, że jego treść pozostanie czytelna.

Polecam: kontrola czasu pracy pracownika.