Zmiany w menu, sezonowość towarów czy wprowadzenie nowego urządzenia kuchennego mogą wpływać na sposób postępowania z żywnością. Każda taka modyfikacja wymaga sprawdzenia, czy dotychczasowe zasady testom wciąż odpowiadają warunkom pracy. System HACCP nie jest dokumentacją przygotowywaną raz i pozostawianą bez modyfikacji.

Powinien uwzględniać aktualne procesy zachodzące w zakładzie, a także zagrożenia związane z konkretnymi surowcami i metodami ich przetwarzania. Znaczenie ma między innymi sposób przygotowywania potraw z jaj, mięsa, ryb i produktów mlecznych, ponieważ poszczególne grupy żywności wymagają odmiennych warunków przechowywania oraz obróbki. Prawidłowe rozpoznanie tych różnic stanowi jeden z elementów, na których opiera się wdrażanie HACCP. Analiza powinna obejmować również sytuacje nietypowe, takie jak awaria chłodni, przerwa w dostawie energii czy opóźnienie transportu składników.

Ważną częścią organizacji pracy jest postanowienie zasad dotyczących przyjmowania i magazynowania towaru. W praktyce kontrola dostawy nie powinna ograniczać się do sprawdzenia zgodności zlecenia z dokumentem przewozowym. Powinno się zwrócić uwagę na stan opakowań, oznaczenia, daty przydatności a także warunki transportu, o ile mają znaczenie dla danego produktu (zobacz również: wdrażanie haccp). Po przyjęciu surowce powinny trafić do odpowiednich miejsc przechowywania, z uwzględnieniem zaleceń temperaturowych i zasad oddzielania poszczególnych grup żywności. W obszarze gastronomia i HACCP istotne jest również zarządzanie rotacji zapasów. Produkty przyjęte uprzednio powinny być wykorzystywane zgodnie z przyjętym sposobem organizacji magazynu, z uwzględnieniem ich terminów przydatności. Nie można w dodatku zakładać, że samo oznaczenie daty rozwiązuje problem sprawdzeniu. Pracownik powinien mieć świadomość tego, jak postąpić z produktem o uszkodzonym opakowaniu, nieczytelnym oznaczeniu albo nieprawidłowej temperaturze przechowywania. Takie przypadki wymagają określonego sposobu oceny i udokumentowania podjętej decyzji.

Osobnym zagadnieniem jest kontrola alergenów, która ma znaczenie przy przygotowywaniu potraw z różnych składników. Dosłownie o ile receptura nie przewiduje wykorzystania określonego alergenu, może dojść do jego przypadkowego przeniesienia przez wspólne narzędzia, powierzchnie robocze albo niewłaściwie przechowywane produkty. Dlatego procedury powinny uwzględniać sposób oznaczania surowców, organizację stanowisk oraz zasady czyszczenia sprzętu wykorzystywanego do przygotowywania różnorakich dań. Istotne jest też przekazywanie informacji między osobami przyjmującymi zlecenia a pracownikami kuchni. Błąd na tym etapie może wynikać nie z samego składu potrawy, lecz z nieprecyzyjnej komunikacji albo braku aktualnych informacji o recepturze. W dokumentacji HACCP warto zatem uwzględnić sposób postępowania w przypadku zmiany składników, zastąpienia produktu innym albo przygotowania dania na indywidualne zamówienie. Trzeba pamiętać, że wykaz alergenów i zasady informowania konsumentów podlegają odrębnym wymaganiom prawnym, które należy uwzględnić w organizacji działalności.

Podczas budowy dokumentacji można skorzystać z materiałów pomocniczych, takich jak wzory haccp, przykładowe karty sprawdzeniu czy instrukcje dotyczące higieny. Ich tekst powinna natomiast zostać zweryfikowana pod względem rzeczywistych warunków panujących w kuchni. Szczególnej uwagi wymagają formularze, które zawierają ogólne zapisy bez wskazania częstotliwości kontroli, osoby odpowiedzialnej i sposobu reagowania na wykryte odstępstwa. Samo wypełnienie rubryk nie daje pełnego obrazu sytuacji, jeżeli nie wiadomo, czego dotyczył pomiar i jakie działania podjęto po uzyskaniu nieprawidłowego wyniku. Dokumentacja powinna umożliwiać odtworzenie przebiegu testom, dlatego istotne są daty, czytelne wpisy oraz informacje o ewentualnych korektach. Przydatne jest również okresowe sprawdzanie, czy pracownicy korzystają z aktualnych wersji instrukcji. Zmiana receptury, dostawcy lub układu pomieszczeń może wymagać przemian wcześniejszych zapisów. W ten sposób dokumentacja pozostaje powiązana z faktyczną organizacją pracy, zamiast opisywać procesy, które nie są już realizowane.

Źródło: gastronomia.