Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja bardzo często działa równocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko i wyłącznie liczba uskładanych materiałów, ale także zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego treść bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami pozwala przypisywanie plików do określonych procesów a także przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie zaprojektowania i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania trzeba jednak uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje lub odkładać rejestrację na później. Zbyt intuicyjny formularz również ma ograniczenia, ponieważ nie daje możliwość odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać realnym potrzebom, a nie wyłącznie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest zobowiązanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z owych etapów mogą pojawić się poprawki, sugestie lub dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną albo nie zauważyć zmian wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię przeróbek, status dokumentu a także zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest też określenie, które czynności wymagają potwierdzenia i kiedy trzeba ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez jednakowy proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać jedynie zapisania, podczas gdy umowa albo dokument finansowy może podlegać kilku etapom sprawdzeniu. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Należy również pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez wiele lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z w pewnych przypadkach staje się trudniejsza, oraz dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska powinno się sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów oraz umożliwiać szukanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy natomiast od jakości danych wejściowych. O ile data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W sytuacji skanów znaczenie ma też jakość obrazu a także prawidłowość rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie zawsze da się przeanalizować właściwie każdy plik ręcznie, dlatego zakres kontroli warto ustalić na podstawie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Należy też rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają także zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz wykorzystywanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich warunkach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z kategorii danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może tylko odczytać dokument, czy też go zmienić, pobrać albo przekazać dalej. Ważna jest również procedura odbierania dostępu po zmianie zadań albo zakończeniu współpracy. Dalszym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane jedynie dlatego, że przestały być potrzebne w bieżącej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym lub wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających testom. Potrzebne są więc reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia a także postępowanie w razie sporu albo obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu należy również uwzględnić kopie zapasowe, sposobność odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki nadal są dostępne w czytelnej postaci.

Warto sprawdzić: kontrola czasu pracy pracownika.