Organizacja przewozu produktów objętych nadzorem wymaga uwzględnienia nie tylko trasy i terminu dostawy, ale też formalności, które towarzyszą transportowi na poszczególnych etapach. W praktyce trudności pojawiają się często wtedy, gdy informacje o ładunku, pojeździe i uczestnikach przewozu są przechowywane w różnych dokumentach lub przekazywane między pracownikami za pomocą kilku kanałów. W tak zaistniałej okoliczności łatwo przeoczyć przeróbkę danych albo oprzeć się na wcześniejszej wersji dokumentacji.

Program do obsługi SENT może stanowić część środowiska informatycznego wykorzystywanego w logistyce, w którym gromadzone są informacje potrzebne do przygotowania i prowadzenia zgłoszeń. Znaczenie ma co więcej nie tylko sposób wprowadzania danych, lecz też możliwość ich późniejszego odszukania, sprawdzenia i powiązania z konkretnym transportem. Przy podejmowaniu zasad pracy warto rozdzielić czynności realizowane przed rozpoczęciem przewozu od tych, które mogą być konieczne podczas jego realizacji. Daje możliwość to określić, na którym etapie potrzebna jest kontrola danych i kto powinien reagować na pojawiające się zmiany.

Jednym z zagadnień związanych z obsługą przewozów jest postanowienie, jakie informacje należy przygotować jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia. Dane dotyczące towaru, jego ilości, miejsca załadunku oraz planowanej dostawy muszą odpowiadać dokumentacji i rzeczywistym warunkom transportu. System do zgłoszeń SENT może porządkować te informacje według przyjętego schematu, a w współzależności od dostępnych funkcji także wykorzystywać wcześniej zapisane dane. Powinno się jednak odróżnić sprawdzenie, czy formularz został wypełniony, od zgody, że jego treść jest prawidłowa. Oprogramowanie może wykryć brak wymaganego pola, niemniej jednak nie zawsze rozpozna, że wpisana wartość nie odpowiada dokumentom przewozowym. Z tego względu ważne jest uwarunkowanie zasad weryfikacji przed przekazaniem zgłoszenia a także sposobu postępowania w razie wykrycia niezgodności. W codziennej pracy przydaje się także czytelna historia przemian, zwłaszcza gdy przygotowanie dokumentacji i realizacja przewozu należą do zadań różnych osób. Dzięki temu łatwiej ustalić, które informacje zostały przekształcone i czy aktualna wersja danych jest zgodna z ustaleniami dotyczącymi transportu.

Wprowadzanie kolejnych zgłoszeń według podobnego schematu skłania do poszukiwania możliwości ograniczenia ręcznej pracy. Automatyzacja zgłoszeń SENT może polegać między innymi na pobieraniu informacji z systemu magazynowego, programu transportowego albo innych źródeł stosowanych w przedsiębiorstwie. Zakres takich działań zależy od dostępnych integracji, jakości danych i zasad działania poszczególnych narzędzi. Jeżeli już w jednym systemie stosowane są inne oznaczenia niż w drugim, samo połączenie aplikacji nie rozwiąże problemu. Konieczne może być przygotowanie reguł przypisywania pól, ujednolicenie formatów oraz sprawdzenie, jak oprogramowanie reaguje na brakujące lub niezgodne informacje. Osobnej uwagi wymagają sytuacje nietypowe, np zmiana pojazdu, korekta danych o ładunku lub odwołanie planowanego przewozu. W takich sytuacjach proces nie powinien opierać się wyłącznie na powielaniu wcześniejszych ustawień. Należy ustalić, które działania mogą być wykonywane automatycznie, a które wymagają decyzji pracownika. Istotne jest także regularne sprawdzanie, czy przekazywane dane pozostają obowiązujące, ponieważ błąd w systemie źródłowym może zostać przeniesiony do kolejnych dokumentów bez ponownego ręcznego wpisywania informacji.

Przy organizacji elektronicznej obsługi zgłoszeń powinno się uwzględnić także dostępność systemu, uprawnienia użytkowników i sposób przechowywania dokumentacji. Oczywiście nie każdy pracownik musi mieć możliwość edytowania wszystkich danych, dlatego zakres dostępu powinien odpowiadać wykonywanym zadaniom. Warto również ustalić, jak postępować w przypadku awarii, utraty połączenia lub braku sposobów przekazania informacji w powszechnym trybie. Procedura awaryjna powinna uwzględniać bieżące wymagania dotyczące zgłoszeń, a nie wyłącznie wewnętrzne zasady aktualne w zakładzie produkcyjnym. Przydatnym elementem organizacji pracy jest prowadzenie ewidencji zgłoszeń w taki sposób, by można było ustalić ich status, wyszukać związane dokumenty i sprawdzić, czy wymagane czynności zostały zrobione. Osoby odpowiedzialne za transport powinny znać również zasady aktualizacji danych oraz wiedzieć, kiedy konieczne jest podjęcie dodatkowych działań. Samo wdrożenie narzędzia informatycznego nie zastępuje znajomości obowiązujących przepisów ani testom poprawności informacji. Sposób zastosowania systemu powinien być dostosowany do rodzaju przewozów, liczby obsługiwanych zgłoszeń i podziału odpowiedzialności między uczestników procesu, z uwzględnieniem przemian w przepisach a także zasad działania Systemu Elektronicznego Nadzoru Transportu.

Źródło informacji: aplikacja do SENT.