Dokumentacja w organizacji na prawdę bardzo często powstaje w różnorakich miejscach i na różnych etapach realizacji obowiązków. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach lub teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z w pewnych przypadkach taki podział utrudnia ustalenie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.

Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów oraz określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto co więcej unikać tworzenia zbyt wielu kategorii, ponieważ konsumenci mogą posiadać trudności z wyborem właściwej. Na prawdę ważna jest także spójność nazewnictwa. Jeśli jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna wykorzystuje numer sprawy lub skrót działu, późniejsze szukanie staje się mniej przewidywalne. Zobowiązanie wspólnych reguł daje możliwość ograniczyć takie rozbieżności, niemniej jednak wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.

W codziennej organizacji pracy zarządzanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów a także odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z odpowiednim rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. Jeśli te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość albo pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje jednak problemów organizacyjnych. Najpierw należy ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co powinno się zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W przeciwnym przypadku cyfrowy wymianę może odtwarzać te same opóźnienia, które przedtem występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma też określenie, czy pracownicy mogą we własnym zakresie modyfikować przypisane kategorie, usuwać pliki lub przekazywać je poza organizację.

Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko i wyłącznie skanowanie, ale też ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka egzemplarzy tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można w tej samej chwili usunąć duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą posiadać znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać wyszukiwanie według dat, numerów, nazw lub innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest także rozpoznawanie tekstu ze skanów, jednakże skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami lub słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto więc określić, które materiały będą weryfikowane dokładnie i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się właściwie odczytać.

Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają także wymagania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia trzeba zaimplementować do zakresu zadań oraz działu dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych rozpiski, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji majątkowych. Trzeba także ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika albo upływie okresu archiwizacji. W praktyce ważne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Należy uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję tylko na dacie wykonania pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie oznacza, że można je odzyskać zawsze. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość budowy kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z rodzaju dokumentacji oraz konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.

Zobacz również: program do zarządzania dokumentami.