Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane częstokroć, w których niezbędne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są istotne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze pozwala szybko odnaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera sporo wątków.

W takich okolicznościach organizowane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich budowy znaczenie ma nie tylko zapis słów, ale też zachowanie kolejności wypowiedzi oraz prawidłowe przypisanie ich konkretnym osobom.

Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że prawie każde nagranie może stawiać inne wymagania. Przeciwnie wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a zupełnie inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób równocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia lub fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (sprawdź też: transkrypcja cennik). W takich przypadkach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane słowo może zmodyfikować sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymagań.

W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, tj. dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania albo porównania z innymi częściami rozmowy. Ważne jest też zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą mieć znaczenie przy późniejszej ocenie treści.

Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy niezbędny jest pisemny zapis rozmów albo wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań albo wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różnorodne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości a także tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.

Więcej informacji na stronie: transkrypcje nagrań.