Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze prędzej czy później może stać się trudna do szybkiego prześledzenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, dosłownie jeżeli już niezbędny jest wyłącznie jeden konkretny fragment. W tak zaistniałych okolicznościach transkrypcja nagrań daje możliwość zademonstrować zawartość materiału w formie tekstowej.

Nie znaczy to jednakże powszechnego przepisywania słów bez zwracania sugestie na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i należycie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Problemem bywają w szczególności nagrania zrealizowane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo albo rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze frazę może być skomplikowane do ustalenia, a próba uzupełnienia go na podstawie domysłu może zmienić znaczenie całej wypowiedzi.

Inaczej powinno się podejść do materiału, który może posiadać znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia sugestie na detale, które w codziennym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może mieć dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić równocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozwiązaniem jest także oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (więcej: stenogram cennik). Rozmówcy na prawdę bardzo często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa albo używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, niemniej jednak jednocześnie przestanie dokładnie odzwierciedlać nagranie.

Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do szczegółowego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce stopień szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. Zdarza się, że na prawdę ważna jest omal każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zilustrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wtedy łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób lub pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej sugestie wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeśli nie można jednoznacznie ustalić ich treści, bardziej właściwe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które tylko pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, ale nie powinien zastępować tego, co realnie znajduje się na nagraniu.

Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne sposobów niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń albo dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma również sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W przypadku materiałów wykorzystywanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się tylko do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie ważne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi lub pominięcie krótkiej zamiany zdań może zmienić sposób odbioru kolejnej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko i wyłącznie sprawnego słuchania i pisania, lecz również stałej sprawdzeniu zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.

Polecam: transkrypcja nagrań.