W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z czasami pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, zwłaszcza gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami lub procesami. Przy kształtowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie tylko według nazwy pliku często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, takie jak numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Należy jednakże ustalić, które informacje są naprawdę potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się również sposób postępowania z dokumentami, których nie da się dobitnie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę bardzo często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów używanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Trzeba uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz bieżące terminy przechowywania. Przykładowo, zakończenie projektu nie za każdym razem oznacza, że wszystkie powiązane z nim materiały można w tym samym momencie zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone uwagi lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna wręcz wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeśli archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach wykorzystywanych przedtem w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod względem obsługiwanych typów plików a także sposobności zachowania ich zasadniczych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego treść można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeśli archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich wypadkach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy również ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów powinno się ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze niedociągnięcia mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Ważne jest również zachowanie powiązań między dokumentem priorytetowym a jego załącznikami, ażeby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa prócz tego sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na początek obsługuje jeden zespół, może w późniejszym czasie wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W takim wypadku istotne staje się nie tylko udostępnienie pliku, lecz także przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może edytować tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto także uwzględnić sytuacje nietypowe, takie jak zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można w dodatku pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu a także okresowe sprawdzanie możliwości odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Powinno się także uwzględnić przekształcenie formatów i narzędzi wykorzystywanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub bardzo poważnych właściwości pliku.

Sprawdź tutaj: program do zarządzania dokumentami.