Dokumentacja w organizacji często powstaje w różnych miejscach i na różnorakich etapach realizacji obowiązków. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach albo teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z czasami taki podział utrudnia postanowienie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.

Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów a także określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów lub okresów rozliczeniowych. Warto a dodatkowo unikać budowy zbyt wielu dziedzinie, ponieważ konsumenci mogą mieć trudności z wyborem właściwej. Istotna jest również spójność nazewnictwa. Jeżeli już jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna stosuje numer sprawy lub skrót działu, późniejsze szukanie staje się mniej przewidywalne. Postanowienie wspólnych reguł pozwala ograniczyć takie rozbieżności, ale wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.

W codziennej organizacji pracy zarządzanie dokumentami i archiwizacja wiążą się też z kontrolą terminów oraz odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z odpowiednim rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. O ile te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość albo pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje natomiast problemów organizacyjnych. Najpierw należy ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co należy zrobić w przypadku nieobecności osoby decyzyjnej. W innym wypadku cyfrowy przepływ może odtwarzać te same opóźnienia, które przedtem występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma też określenie, czy pracownicy mogą samemu przerabiać przypisane kategorie, usuwać pliki lub przekazywać je oprócz organizację.

Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko skanowanie, ale również ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki albo kilka sztuk tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie zawsze można od razu usunąć duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą mieć znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać szukanie według dat, numerów, nazw lub innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest również rozpoznawanie tekstu ze skanów, natomiast skuteczność tej funkcji zależy w głównej mierze od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami lub słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto więc określić, które materiały będą moderowane wnikliwie i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się poprawnie odczytać.

Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają również oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia trzeba dopasować do zakresu obowiązków oraz kategorii dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych instrukcji, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji finansowych. Trzeboraz ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika lub upływie okresu archiwizacji. W praktyce istotne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Należy uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję tylko na dacie wykonania pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe oraz odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie znaczy, że można je odzyskać w każdej chwili. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość budowy kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z kategorii dokumentacji a także konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.

Sprawdź tutaj: kontrola czasu pracy pracownika.