Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, których nie widać podczas krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia a także przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się więc jedynie do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.

Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Zupełnie inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a całkiem inaczej dla większego przyjęcia, podczas którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego podczas planowania bardzo dobrze pozostawić odpowiednio szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.

Osobnym zagadnieniem jest sposób wykorzystania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych w gronie zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto wcześniej ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka a także czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. Podczas oglądania miejsca bardzo dobrze sprawdzić też nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto albo nierówna droga mogą posiadać znaczenie dla osób starszych, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy jedyną uwagę przyciąga wygląd sali. Jeśli planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto też przemyśleć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.

Na odbiór przestrzeni wpływa również temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, zwłaszcza gdy ma bardzo duże przeszklenia, jednakże wieczorem sytuacja może się zmienić. Dlatego w trakcie wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i wymiany powietrza. Nie trzeba też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana całkiem inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sprzęt nagłośnieniowy, ale także ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań świetnie zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle ukazują się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie umożliwia uniknąć modyfikacji w ostatniej chwili.

Istotna jest też organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi wyłącznie część niezbędnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany też pod względem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu a także rzeczy należących do obsługi. O ile catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma sposobność wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Dokładnie tak samo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto wcześniej ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można poświęcić na montaż a także późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji istotne jest więc nie tylko to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, niemniej jednak też jak funkcjonuje wtedy, gdy jednocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.

Zobacz także: romantyczne wesele w stodole.