Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze prędzej czy później może stać się trudna do szybkiego przemyślenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, wręcz o ile niezbędny jest jedynie jeden określony fragment. W tak zaistniałych okolicznościach transkrypcja nagrań pozwala pokazać zawartość materiału w formie tekstowej.

Nie oznacza to natomiast zwyczajnego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i odpowiednio potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Problemem bywają w szczególności nagrania wykonane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo albo rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze frazę może być trudne do ustalenia, a próba uzupełnienia go na podstawie domysłu może zmienić znaczenie całej wypowiedzi.

Inaczej powinno się podejść do materiału, który może posiadać znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia uwagi na detale, które w powszechnym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może posiadać dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić równocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozwiązaniem jest też oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (sprawdź też: transkrypcja cennik). Rozmówcy na prawdę bardzo często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa albo używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, ale równocześnie przestanie gruntownie odzwierciedlać nagranie.

Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do szczegółowego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce stopień szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. W pewnych sytuacjach znacząca jest prawie że każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zademonstrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wówczas łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób lub pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej sugestie wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeżeli nie można dobitnie ustalić ich treści, bardziej prawidłowe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które jedynie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, niemniej jednak nie powinien zastępować tego, co realnie znajduje się na nagraniu.

Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne sposobności niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń albo dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma również sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W sytuacji materiałów stosowanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się jedynie do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie istotne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi lub pominięcie krótkiej podmiany zdań może przemienić sposób odbioru kolejnej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko i wyłącznie sprawnego słuchania i pisania, lecz również stałej kontroli zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.

Polecana strona: stenogram.