Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z perspektywy ich późniejszego użytkowania, a nie tylko samego etapu montażu. W praktyce pierwsze kłopoty często wynikają z na pozór drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wtedy, gdy pomieszczenia są już wykończone.

Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko i wyłącznie teraźniejsze wyposażenie, ale również sposób korzystania z obiektu. Zupełnie inaczej planuje się układ dla przestrzeni, w której większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a całkiem inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma też przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.

Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa później na sposobność stworzenia pomiarów, przeróbek, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że dostępność jest często niedoceniana, szczególnie gdy w trakcie projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na w pełni puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń lub wyposażenia sytuacja może wyglądać całkiem inaczej. Należy również brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, jeśli w przyszłości zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia szybko stają się widoczne.

Część teletechniczna wymagw dodatku uwzględnienia sposobu przepływu informacji w gronie urządzeniami. W zależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, sprawdzeniu dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z tych systemów może posiadać inne oczekiwania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych sytuacjach do problemów podczas utworzenia. Istotne jest także oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze relatywnie łatwo odtworzyć jej układ, ale przy rozbudowanym obiekcie bez adekwatnej dokumentacji szybko pojawia się trudność z postanowieniem, który przewód odpowiada za konkretne urządzenie. W efekcie nawet prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie wyłącznie pierwotne założenia projektowe.

Zmiany wprowadzone podczas tworzenia są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. W trakcie realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a faktycznym układem ścian, stropów lub innych instalacji. Nierzadko zmiana wynika też z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma bardzo duże znaczenie dla całego układu, niemniej jednak każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać modyfikację długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przekształceń pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych trzeba rozpatrywać jako proces związany także z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wtedy, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.

Warto zobaczyć: projektant instalacji elektrycznych.