Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w wielu sytuacjach, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy lub wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są istotne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie za każdym razem daje możliwość szybko znaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.

W tak zaistniałych okolicznościach organizowane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. W trakcie ich tworzenia znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, niemniej jednak także zachowanie kolejności wypowiedzi oraz właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.

Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że każde nagranie może stawiać inne oczekiwania. Inaczej wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez dwie osoby, a zupełnie inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób jednocześnie. Problemem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia albo fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (polecana strona: transkrypcja cennik). W takich przypadkach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może przemienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymogów.

W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, takie jak dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Ważne jest także zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą mieć znaczenie przy późniejszej ocenie treści.

Stenogramy przygotowuje się również w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów lub wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań albo wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W zależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różnorakie sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna metoda uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości oraz tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.

Więcej informacji: transkrypcja nagrań.